Jeder Unternehmer schreibt Rechnungen und verfügt über einen Kundenstamm. Viele Unternehmer – insbesondere im klassischem Handwerk – arbeiten hier immer noch mit Excel, Word & Co oder gar noch viel antiquitärer komplett noch in Papierform. Heutzutage bei dem Netzausbau und digitalen Möglichkeiten allerdings ist dies wirklich sehr veraltet und nicht mehr zeitgemäß. Aber insbesondere auch die Kunden erwarten Ihre Rechnungen zumindest vorab schon per E-Mail innerhalb kurzer Zeit nach Rechnungsstellung.

Im Netz gibt es hierfür eine große Auswahl an sog. Fakturierungs-, Buchhaltungs- und Bilanzierungssoftware, mittlerweile sogar als sog. Software-as-a-Service (SaaS). Diese sind in der Regel aber nicht einer Branche sondern einer Allgemeinheit zugeschnitten, wo oftmals dann auch Defizite entstehen.

Fakturierungs- & Kundensysteme
  • Mehr Zeit für Aufträge & Familie

  • Automatisierter Rechnungs- & Forderungsverlauf

  • Professionelleres Erscheinungsbild

Mittels solche Software lassen sich die Kunden an einer Stelle zusammenfassen und daraus heraus auch Angebote, Aufträge und Rechnungen für die Kunden als PDF generieren, die meistens auch direkt per E-Mail versendet werden können. In der Regel verfügt solche Software auch das Forderungsmanagement, falls mal ein Kunde seine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt.

Allein diese Fakturierungssoftware spart einem erheblich viel Zeit bei der Angebots-, Auftrags- und Rechnungsstellung ein. Gerade als Selbständiger möchte man für solche obligatorisch organisatorischen Aufgaben so wenig Zeit aufwenden wie möglich. Solche Software hilft nach einer Einarbeitungszeit wesentlich, vor allem auf ein Monat hochgerechnet, schon diverse dieser organisatorischen Stunden einzusparen. Denn letztendlich kostet Zeit Geld.

WPLer arbeitet hier mit der Fakturierungssoftware gSales zusammen. Wir setzen diese Software selbst schon seit 10 Jahren ein und verfügen deshalb auch über einen großen Fundus an Kenntnissen, was Einstellungen, Optimierungen, Installation, etc. betrifft. Dieses System kann man entweder selbst auf seinen Server installieren oder mit günstigen Monatskosten als SaaS einsetzen. Zudem verfügt die Software über eine umfassende Schnittstelle, mittels der weitere individuelle Systeme umgesetzt werden können (z.B. ein individuelles ERP – siehe unten).

Individuelles ERP System

Ein individuelles sog. ERP bietet Ihnen zudem die Möglichkeit, Ihre gesamten Unternehmensprozesse so gut wie möglich zu automatisieren und Ihr Kundenmanagement inkl. sog. Leads in einem System übersichtlich zu halten und dies nur an einer Stelle. Die Integration Ihrer Fakturierungssoftware gehört selbstverständlich dazu. Sofern gSales eingesetzt wird, bei dem die Ausgaben leider nicht erfasst werden können, gehört die Ausgaben-Erfassung inkl. Bilanzierung ebenfalls in Ihr ERP System.

Das ERP System kann Ihnen dabei helfen, potentielle Interessenten wieder erneut zu kontaktieren und diese zum zahlenden Kunden werden zu lassen (Stichwort: automatische Erinnerung bis hin zur automatischen Email an den Interessenten). Ebenfalls kann das System wiederkehrende Aufgaben (z.B. Prüfung neuer Artikel oder Aktualisierungen Ihrer Lieferanten, Lagerwirtschafts-Prüfungen, Rechnungen zu nachfassenden Forderungen werden lassen, etc.) übernehmen und Sie lediglich über den Status regelmäßig via Email oder Push-Nachricht in ihrer eigenen App, etc. benachrichtigen.

Sehr oft werden insbesondere bei Kleinunternehmern wichtige Metriken vernachlässigt. Interessiert es Sie nicht, welcher Ihrer Kunden eigentlich ein guter A-Kunde ist (weil Er z.B. pünktlich seine Rechnungen bezahlt und ein spezifiziertes Jahres-Auftragsvolumen überschreitet und kaum unnötig Ihre Zeit mit Fragen etc. ohne Bezahlung verbraucht) und Sie diesen ggf. viel besonderer behandeln sollten? Interessiert es Sie nicht, welcher Ihrer Dienstleistungen und/oder Produktkategorien den höchsten Jahres-Umsatz oder Monats-Umsatz in welchem Zeitraum erwirtschaften, wo Sie möglicherweise mehr Fokus legen sollten? Bzw. interessiert es Sie nicht, an welcher Ihrer Dienstleistungen und/oder Produktkategorien Sie vielleicht etwas verändern müssen, um einen höheren Absatz generieren zu können?

Lassen Sie sich durch uns beraten

Selbstverständlich ist die Digitalisierung mittels einer Fakturierungs- und eines Unternehmensmanagement Software nicht für ein paar hundert Euro umsetzbar. Überlegen Sie allerdings, wie viel Stunden Sie Monat für Monat einsparen werden, wenn Sie über eine solche individuelle Software verfügen!

Früher waren solche individuelle Prozess Applikationen nur Großkonzernen vor allem durch die immens hohen Entwicklungskosten (nicht selten 6-stellig) vorbehalten. Heutzutage allerdings ist solch eine Software durch moderne Techniken weitaus günstiger zu entwickeln, was dies auch für Kleinunternehmer und kleine Mittelständler erschwinglich macht. In der Regel amortisieren sich solche Ausgaben schon nach wenigen Monaten und Sie möchten auch nie wieder anders arbeiten. Das versprechen wir Ihnen!

Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch um Ihr Unternehmen in die nächste Umsatz – Stufe zu heben! Mit nur einigen Informationen über Ihre Unternehmensprozesse in einem persönlichem Beratungsgespräch ist schon eine Kalkulation einer individuellen Management-Software machbar.

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